南会津地方広域市町村圏組合文書取扱規程

○南会津地方広域市町村圏組合文書取扱規程

昭和49年8月27日

組合訓令第2号

第1章　総則

(目的)

第1条　この規程は、本組合における文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は全て正確、迅速、丁寧に取扱い、常に整備して事務能率の向上に資するように努めなければならない。

(定義)

第3条　この規程において「文書」とは、本庁において収受し、発送し又は保管する全ての文書をいう。

(事務局次長の職務)

第4条　事務局次長は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、随事文書の処理状況を調査して事務処理の促進に努めなければならない。

(総務係長の職務)

第5条　総務係長は、事務局次長の命を受け、次の各号に掲げる事務を掌理する。

(1)　文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2)　文書の処理の促進に関すること。

(3)　文書処理状況の調査、完結文書の整理に関すること。

(4)　文書、簿冊の保存及び引継ぎに関すること。

(5)　その他文書の取扱いに関すること。

(簿冊)

第6条　文書の取扱いに必要な簿冊は、次のとおりとする。

(1)　文書収受簿　第1号様式

(2)　特殊文書収受簿　第2号様式

(3)　金券収受簿　第3号様式

(4)　文書発送簿　第4号様式

(5)　物品収受簿　第5号様式

(6)　公示令達簿　第6号様式

(7)　郵券受払簿　第7号様式

(8)　文書使達簿　第8号様式

(9)　議案番号簿　第9号様式

(文書の記号及び番号)

第7条　文書には、次の各号により記号及び番号をつけなければならない。ただし、記号及び番号をつけることが適当でない文書又は軽易な文書にはこれを省略することができる。

(1)　条例、規則、訓令、公示等には、公示令達簿(第6号様式)によりそれぞれの種別に従い暦年による一連の番号をつける。

(2)　前号以外の文書には、年度に相当する数字の次に約字を加えたものとし、文書発送簿(第4号様式)により年度による一連の番号をつける。この場合、秘密に属するものについては、文書記号の次に「秘」の文字を記入する。

2　指令は、年度に相当する数字にかえ、「南会津地方広域市町村圏組合指令」の文字を記入し、年度による一連の番号をつける。

第2章　文書の収受及び配付

(文書の収受及び配付)

第8条　到達した文書及びこれに付随する物品は、次の各号により総務係において収受し、配付しなければならない。

(1)　管理者、事務局長、又は組合、事務局にあてて送達された文書は親展のものを除き、全て開封して収受日付印(第10号様式)を本書紙端に押し(辞令書又は証書等で本書に押すことができないものは、適当な貼紙をしこれに押すこと。)各係別に区分のうえ、文書収受簿(第1号様式)に登載して主管係長に配付し、受領印を徴すること。ただし、文書のうち軽易なものは、文書収受簿に登載を省略し、又は一括して登載することができる。

(2)　電報は、その余白に収受時刻を明記し、訳文をつけてそれぞれ特殊文書収受簿(第2号様式)に登載して、主管係長に配付し、受領印を徴すること。

(3)　親展文書及び親展電報は、封皮に収受日付を押し、特殊文書収受簿に登載のうえ、管理者あてのものは、事務局長に、その他のものは名あてに配付し、受領印を徴すること。

(4)　訴訟、訴願、異議申立て等に関する文書で収受の日時が権利の得失に関係があるものは、その文書の欄外に収受時刻を明記し、封皮があるものはその封皮を添え特殊文書収受簿に登載して証印のうえ、次長に配付し、受領印を徴すること。

(5)　通貨、有価証券(以下「金券」という。)及び物品を添付された文書は、第1号による取扱いのほか、その文書の欄外にその旨を明記し、金券は金券収受簿(第3号様式)に登載して会計管理者に、物品は物品収受簿(第5号様式)に登載して主管係長に配付し、受領印を徴すること。

(6)　入札書、見積書の表示のある文書は封をしたまま封皮に収受日付印を押し、到達日時を記入のうえ、特殊文書収受簿に登載して主管係長に配付し、受領印を徴すること。

(7)　2係以上に関連する文書は、最も関係の深いと認める係に配付し、受領印を徴すること。特に重要な文書は、その写を関係係に送付する。

2　各係に直接到達した文書は、直ちに総務係に送付し、収受の手続を求めなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書)

第9条　到達した文書又は物品のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、公務に関係があると認められるもの及び特に総務係長が認めたものは、その未納又は不足の料金を支払ってこれを収受することができる。

(執務時間外到達文書の取扱い)

第10条　執務時間外に到達した文書は、当直者が受領して文書係へ回付する。

第3章　文書の処理

(係における収受文書の取扱い)

第11条　係長は、文書の配付を受けたときは、直ちにその文書を審査のうえ、その文書の収受日付印にかけて認印を押し、処理方針に基づき処理しなければならない。

(処理方針)

第12条　文書係は、前条の規定により配付された文書について、保存年限及び処理期限のあるものについては処理期限を文書収受簿及び当該文書に明記し、南会津地方広域市町村圏組合事務決裁規程(昭和53年組合訓令第5号)の定めるところにより決裁区分の標示をしたのち、事務担当者に引渡さなければならない。

2　文書係は、軽易な定例文書又は処理経過を必要としない次の各号に掲げる文書については、文書収受簿に登載することを省略することができる。

(1)　単なる通知書、諸届、案内状、定期報告(日報、旬報、月報の類)その他これに類するもの

(2)　新聞、雑誌その他これに類する印刷物

3　法令等の規定によるもので他に受付簿を備え、受理しなければならない申請書、届書等は、文書収受簿に登載することを省略するものとする。

(呈覧を要する文書)

第13条　係長は、重要な文書及び事務の性質により上司の指示又は承認を受ける必要のあるものについては、その文書の欄外に「一応呈覧」の印を押し、速やかに上司に呈覧して、その指示又は承認を受けなければならない。

(文書の起案)

第14条　文書を起案するときは、起案用紙(第11号様式)を用いなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。

(1)　定期的な事案で一定の簿冊により処理することができるもの

(2)　軽易な事案で文書の余白に処理案を、朱書して処理することができるもの

(3)　軽易な事案で符せん用紙(第12号様式)により処理することができるもの

(4)　口頭(電話)受理用紙(第13号様式)により処理することができるもの

2　文書を起案するときは、次の各号によらなければならない。

(1)　法令の目的にかない適切な内容を備えていること。

(2)　常用漢字及び現代かなづかいを用い、文意を簡単かつ明りょうに表現すること。

(3)　公文例のあるものは、これによること。

(4)　電報案は、特に簡潔を旨とすること。

(5)　必要により起案理由、経過要領、関係法規その他参考となる事項を付し、通知書等の関係書類を添付すること。

(6)　訂正したときは、訂正者がその箇所に証印すること。

(回議書の整備)

第15条　回議書は、次の要領により整備しなければならない。

(1)　ホツチキス又はこよりできちんとつづること。虫ピン、ゼムクリツプ等を用いてはならない。

(2)　1枚限りの回議書には、必ず台紙をつけること。2枚以上のものは、右方及び下方をそろえること。

(3)　添付書類等で小さいものは、中央部で右方をそろえ、又は起案用紙大の用紙の中央部にはってつづること。

(4)　地図、設計書類等は、適宜袋に入れてつづること。

(取扱い種類の表示)

第16条　文書を起案するときは、起案用紙の区分欄に次の各号によりその取扱の種類を朱書し、処理しなければならない。

(1)　文書取扱区分

ア　掲示場に掲示するもの　「掲示」

イ　議案として提出するもの　「議案」

ウ　親展を要するもの　「親展」

エ　急施を要するもの　「至急」

(2)　発送表示区分

ア　普通に発送するもの「一般封書」「はがき」等

イ　特殊な発送を要するもの「速達」「書留」「現金書留」「内容証明」「配達証明」「受取人払」等

(3)　秘密を要するものは、取扱区分欄に「秘密」と朱書し、封筒に入れる等他見に触れない処置をとらねばならない。

(決裁区分の表示)

第17条　起案文書には、南会津地方広域市町村圏組合事務決裁規程の定める決裁区分により、次のとおり表示しなければならない。

甲　管理者の決裁を受けるもの

乙　事務局長の専決を受けるもの

丙　事務局次長の専決を受けるもの

(議案の取扱)

第18条　議会に提出する議案の原案及び資料等は、総務係において作成し、管理者の決裁を得たのち、速やかに提案の手続をしなければならない。

2　議案番号は暦年による一連番号とする。

第4章　文書の審査、浄書及び発送

(浄書校合)

第19条　決裁文書の浄書は、次の各号に掲げるものを除き、総務係で行うものとする。

(1)　秘密を要する文書及び親展文書

(2)　はがきによるもの

(3)　辞令、賞状、証書等

(4)　納額告知書等

(5)　予算書、決算書、調書、資料等

(6)　専門的技術を要する図書、設計書等

(7)　その他総務係長が不適当であると認めたもの

2　前項第1号から第6号までに掲げる文書であっても、総務係長が適当と認めたものについては、総務係で浄書することができる。

3　浄書は、次の各号により処理するものとする。

(1)　浄書期日その他浄書上必要な事項について検討し、直ちに浄書担当者に回付する。

(2)　浄書の方法は、タイプ又は筆耕謄写による。

(3)　浄書した文書は、校合を行い、浄書者及び校合者は、所定欄に認印するものとする。

(発送文書の記名)

第20条　発送文書は、管理者名を用いなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、それぞれに定める発信者名を用いることができる。

(1)　軽易な事件にあっては広域圏組合名

(2)　対内文書にあっては事務局長名

(3)　対外文書のうちその内容が事務局長専決に属するものにあっては事務局長名

2　対内文書には職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

(公印及び契印)

第21条　浄書ずみの発送文書は、南会津地方広域市町村圏組合公印規則(昭和49年組合規則第7号)の定めるところにより公印を押し、施行の確認をするため回議文書と契印しなければならない。ただし、軽易な往復文書で印刷又は、謄写に付したものは、回議文書に「公印省略」又は「契印省略」の記載をし、公印又は契印を省略することができる。

(発送)

第22条　発送を要する文書は、総務係において次の各号により発送の手続きをとらなければならない。

(1)　文書は、郵送文書、使達文書に区別し、文書発送簿に登載したのち発送すること。この場合は、郵券は郵券受払簿によりその受払いを明確にすること。

(2)　使達文書で重要なものは、文書使達簿に登載して受領印を徴すること。

2　文書を発送したときは、総務係において回議文書に発送年月日を記入し、主管係に返付しなければならない。

(電報の発信)

第23条　電報は、総務係で発信する。

2　電報案は、電報発信請求書(第14号様式)により総務係長に送付しなければならない。

3　前項により送付を受けた電報案は、直ちに審査のうえ発信しなければならない。

第5章　文書の整理保存

(文書の整理)

第24条　文書は、常に未着手文書、未完結文書又は完結文書に区分して整理し、その所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。